Поиск тендеров: рутина или необходимость?
Поиск тендеров для эффективного участия
В сегодняшней статье мы попробуем разобраться, как выстроить работу по поиску тендеров так, чтобы при минимальных затратах времени и сил на поиск интересующих конкурсов получать максимальный эффект, да и возможно ли это в принципе?
С чего начать поиск тендеров?
Начиная год назад свою работу в тендерном отделе компании, я и понятия не имела, каким образом и по какому принципу отбираются конкурсы для участия, интересные какой-либо фирме. Могу сказать, что любое практическое знание приходит лишь с опытом.
Постепенно ты как новый сотрудник начинаешь знакомиться с основами работы в этой сфере, и вот уже через пару недель без проблем осваиваешь хорошо известный тендерным специалистам официальный портал государственных закупок. Научиться пользоваться им сможет любой сотрудник, даже не имеющий отношения к тендерному отделу, нужно лишь понимать, какую информацию вы хотите найти. Так, на портале любой участник размещения заказа или же любая фирма, которая производит мониторинг своего рынка, может найти всю необходимую информацию по закупкам: информацию о текущих и завершенных закупках, данные о заказчиках, о победителях конкурсов и т.д. Также всегда есть возможность скачать и изучить документацию по закупке, протоколы проведения закупки. При этом никаких процедур регистрации для просмотра интересующей вас информации проходить не нужно. Сайт находится в доступе 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, за исключением времени регламентных работ.
Подводя первый итог, можно отметить, что вся основная информация о закупках, проводимых на территории РФ по Федеральным законам 44-ФЗ и 223-ФЗ, «собрана» и должна быть опубликована на сайте госзакупок. Здесь через быстрый либо расширенный поиск вы сможете найти информацию об интересующей вас закупке, об определенном заказчике, о контрактах, заключенных и исполненных – т.е. любую информацию, интересующую вас по тому или иному тендеру.
Что же далее? Когда основной и главный инструмент работы освоен, можно подключать дополнительные ресурсы. Тем более что не всегда поисковая строка сайта госзакупок выдает искомую конкурсную процедуру.
Специальные поисковые системы
Далее начинаем наблюдать, что активно «набиваются» нам в помощь в поиске тендеров многочисленные консалтинговые компании, которые предлагают и обещают максимально удобный и быстрый поиск интересующих вашу компанию конкурсных процедур в специальных поисковых системах, с максимально простым и удобным интерфейсом, по уникальной цене, да еще и со скидкой, которая действует только в течение следующей недели. Но не торопитесь соглашаться и принимать их условия.
Во-первых, каждая консалтинговая компания стремится пообещать и гарантировать вам поиск уникальных тендеров, которые ни одна другая поисковая система не распознает. На самом деле никакой уникальности ни одна система поиска тендеров гарантировать не может. Разница состоит лишь в охвате площадок и порталов с закупками различных заказчиков. Как правило, наш взгляд привлекают многообещающие надписи такие, как: «Все площадки», «Осуществляем поиск по всем площадкам». Но логически понятно, что осуществлять поиск по всем площадкам так же возможно, как объять необъятное. Конечно, поисковые системы ищут не по всем, а лишь по определенному списку площадок.
Не у всех поисковых систем есть удобная ссылка с полным перечнем порталов и площадок. Но всегда есть возможность у менеджера данного ресурса уточнить этот перечень.
Во-вторых, всегда стоит перед тем, как определиться с новым «помощником» по поиску тендеров, опробовать работу в той или иной системе. Как правило, большинство систем это позволяет сделать – это так называемая возможность поработать в тестовом режиме в том или ином «поисковике».
В дальнейшем мы постараемся выделить основные преимущества и недостатки некоторых поисковых систем.
Выбор идеального помощника
На самом деле уникального и идеального помощника в поиске тендеров не существует, если только это не вы сами. Но все же поисковые системы могут помочь систематизировать и упростить неким образом вашу работу в данном направлении.
По сути основная функция любой поисковой системы – это агрегация всех конкурсов, опубликованных на тех сайтах и площадках, информацию с которых собирает поисковая программа.
Вторая важная функция – собственно функция отбора необходимых вам тендеров. Для этого почти в любой системе можно настраивать так называемые «фильтры», «ключи», «шаблоны», «автопоиски» - в общем те инструменты выделения конкурсных процедур, которые интересны именно вашей компании. Для этого вы задаете новый «ключ», «фильтр», «шаблон», «автопоиск» по тем параметрам, которые отвечают вашей потребности.
Параметры можно настраивать по отдельной отрасли или категории (т.е. с учетом сферы, специфики работы вашей компании). Так, если ваша фирма занимается поставкой медицинского оборудования, то скорее всего вы выберете ту категорию, где будут присутствовать слова «Медицинские товары, оборудование и услуги», «Поставка товара и оборудования» и т.п. Обычно в любой поисковой системе вы сможете найти список с подобными категориями. Иногда этот перечень представлен достаточно большим, раскрывающимся списком, поэтому вы без труда найдете именно свою категорию.
Далее можно устанавливать параметры поиска с учетом начальной максимальной цены контракта – также установив ограничения в соответствующей графе в поисковой системе. Можно выбирать регионы работы, типы тендеров (аукционы, открытые конкурсы, запросы предложений и др.) и даже настраивать фильтры на определённых заказчиков, внося их ИНН в соответствующую строку поиска.
Таким образом, можем отметить первое преимущество поисковой системы – быстрое выделение из огромной «кучи» тендерных процедур именно того «сегмента», спектра конкурсов, которые потенциально могут быть интересны вашей компании.
Еще одним преимуществом систем поиска тендеров можно назвать настройку рассылки информации о тендерах на вашу почту. Данная функция есть практически в любой поисковой системе и удобна тем, что, не имея под рукой доступа к своему личному кабинету, вы можете открыть электронную почту и посмотреть, какие новые конкурсы по вашей теме вышли. Некоторые «поисковики» позволяют также настроить рассылку об изменениях тендерной документации и др. Думаю, данную опцию стоит выбирать по своему усмотрению, поскольку, настроив сразу много фильтров и выбрав слишком частую рассылку, вы можете попросту усложнить себе работу и превратить свою почту в хранилище большого количества лишних писем.
Исходя из собственного опыта, я могла бы рекомендовать настроить фильтры по категории и по ключевым словам. Максимально простые, но четкие, чтобы информация из одного фильтра не дублировалась в другом и вам не приходилось просматривать одни и те же конкурсы по нескольку раз.
А рассылку информации на почту лучше «заказывать» не чаще 1-2 раз в неделю. Этого, как правило, достаточно, чтобы отследить появление новых, интересующих вас тендеров.
Говоря о дублировании информации в фильтрах, которые вы настраиваете самостоятельно, так, как удобно именно вам, я забыла упомянуть о функции, которую также предоставляют некоторые системы поиска. Эту функцию называют по-разному: «Скрытые тендеры», «Удаленные тендеры» и т.п. Смысл един – тот тендер, который вам не интересен, вы можете просто удалить из списка, нажав специальную кнопку. Таким образом, он больше не будет «высвечиваться» у вас на экране каждый раз, когда вы просматриваете настроенные фильтры.
Как отобрать тендеры для участия?
Во всех поисковых системах есть такая опция, как «Избранное». Она также может называться «Мои тендеры», «Отобранные тендеры» и т.п. В такой папке у вас под рукой всегда будет необходимая информация о конкурсах, которые вы рассматриваете для участия, которые требуют более пристального анализа. В некоторых «поисковиках» помимо функции «Избранное» есть возможность более детально подойти к распределению отобранных конкурсов по «Меткам» или «Тегам» - по тем или иным категориям.
Эти категории вы можете задавать сами и распределять отобранные вами тендеры по такого рода «папкам».
Так, например, есть конкурс, интересный для участия, но необходимо, чтобы проект контракта изучил юрист, а техническое задание должен посмотреть инженер. Создаете метку под названием «Изучить», и все тендеры, которые требуют доработки, будут у вас под рукой, стоит лишь открыть данную метку.
Для упрощения коммуникации сотрудников по вопросам подготовки тендерной заявки многие поисковые системы имеют специальные возможности. И тут придуманы специальные «чаты» - возможность оставлять свои комментарии по поводу того или иного тендера.
Делается это для того, чтобы максимально упростить процесс подготовки заявки и принятия решений по всем вопросам.
Чтобы не пересылать коллегам нужную и важную информацию по отобранным тендерам, вы просто можете добавить своих коллег: «подключить» их к поисковой системе, чтобы они также могли просматривать конкурсы и давать свои комментарии по отобранным вами процедурам. Данная функция действительно может быть полезна, особенно для больших компаний, где процесс согласования любых текущих вопросов достаточно трудоемок и сложен с точки зрения передачи информации. В данном случае, используя такие «чаты» прямо в поисковой системе, вы сможете принимать совместные решения онлайн: достаточно оперативно и слаженно.
Дополнительно в «поисковиках» может также предоставляться такой раздел, как аналитика, где вы можете посмотреть различную динамику и показатели: процент снижения конкурентов в тех или иных конкурсах, анализ заказчиков и поставщиков и тд.
Итак, подытоживая вышесказанное, можем выделить основные преимущества поисковых систем.
- Агрегация и сбор информации с площадок государственных и коммерческих заказчиков.
- Отбор и рассылка тендеров в соответствии с выбранными вами настройками и потребностями вашей компании.
- Возможность сохранять информацию об отобранных тендерах в специальных папках («Метках», «Тегах»).
- Возможность принимать решения по тому или иному конкурсу «онлайн», в специальных чатах, совместно с коллегами.
Критерии выбора поисковой системы
Но как из множества поисковых систем выбрать своего идеального помощника? Могу сказать, что, опробовав в работе несколько таких «поисковиков», особо принципиальных различий между ними я не заметила. Выбирать стоит, прежде всего, по удобству пользования конкретной поисковой программой.
Простой понятный интерфейс и спектр охвата поиска – пожалуй, наиболее важные факторы при выборе «помощника» в поиске тендеров. И, конечно, необходимо помнить о цене вопроса. Стоить такой помощник может от 12 000 руб. в год до 26 000 – 30 000 руб. в год. Разница в стоимости выражается лишь количеством необходимых вам дополнительных функций, как то: аналитика, возможность выгрузки информации о закупках в Excel, поиск по государственным или коммерческим закупкам или по тем и другим одновременно.
Чтобы определиться с выбором поисковой системы, возьмите тестовый период, поработайте с настройками, с поиском, опробуйте все функции и оцените для себя, насколько оправдано их использование для вас. Возможно, «чаты» онлайн будут лишь «засорять» ваше рабочее пространство, а все необходимые тендеры вы будете хранить в одной лишь папке. Плюсы и минусы своего «помощника» сможете оценить только вы сами.
Отвечая на главный вопрос: упростит ли вашу работу подобная поисковая система? Могу ответить: упростит. Ведь в век высокоинтеллектуальных гаджетов мы все больше стремимся уходить от «ручного» труда. Поэтому если у вас есть возможность автоматизировать какой-либо участок своей работы, используйте эту возможность. Использование специальной программы для поиска тендеров позволит ее реализовать.