Участие в открытом конкурсе (тендере): основные этапы и их особенности.

Этапы подготовки заявки на открытый конкурс

В статье я сформулирую основные этапы подготовки заявки на участие в открытом конкурсе. Но прежде обратимся к букве закона. Согласно статье 24 Федерального закона №44-ФЗ от 05.04.2013г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» существуют следующие виды конкурентных способов определения поставщика: конкурсы, аукционы, запросы котировок, запросы предложений.

Одной из разновидностей конкурса является открытый конкурс – это один из конкурентных способов определения поставщика, при котором информация о закупке сообщается неограниченному кругу лиц, а победителем признается тот участник, который предложил лучшие условия исполнения контракта на основе критериев, указанных в конкурсной документации.

Критериями в данном случае является целая совокупность показателей: предложенная цена, опыт участника по выполнению аналогичных работ, наличие квалифицированного персонала, качественно подготовленное техническое предложение и др. Рассмотрим, в чем заключаются основные этапы подготовки документации для участия в открытом конкурсе.

1. Подготовительный этап: мониторинг и анализ

Этот этап включает поиск представленных закупок в виде открытых конкурсов по конкретно заданным критериям (вид работ, цена, наименование Заказчика и т.д.). Мониторинг можно производить, используя общедоступный официальный сайт или специализированные информационные системы. Отличие данных систем заключается в том, что официальный сайт является полностью бесплатным, а для работы с коммерческими системами необходимо оплатить доступ для использования. О вариантах и способах поиска закупочных процедур мы уже писали ранее. Данный этап имеет немаловажное значение, ведь именно в этот момент мы обдумываем: где принимать участие, а где – нет.

Как принять в данном случае верное решение, дабы не тратить в дальнейшем время и силы на подготовку конкурсной заявки на заведомо проигрышный конкурс?

Для этого мы обращаем внимание на:

  • сроки выполнения работ;
  • место выполнения работ;
  • виды работ;
  • требования Заказчика к опыту работ;
  • требования к количеству и квалификации специалистов.

Немаловажное значение имеет количество баллов, которое Заказчик присуждает за выполнение каждого критерия в системе оценки участников закупки. Провести данный анализ несложно, главное – внимательно изучить конкурсную документацию и, желательно, отдать инженерам на изучение техническую часть документации.

2. Формирование заявки на участие

После мониторинга всех объявленных открытых конкурсов и принятия решения об участии наступает самый важный и ключевой этап – формирование заявки.

2.1. Изучение документации


На данном этапе необходимо внимательно изучить конкурсную документацию, обращая внимание на сроки подачи заявки (чтобы заранее спланировать дату оплаты обеспечения заявки на участие в конкурсе, а также дату подачи заявки).

2.2. Заполнение форм

Необходимо заполнить формы анкет и таблиц, предусмотренных конкурсной документацией Заказчика.

2.3. Подготовка документов

Требуется подготовить копии необходимых документов и составить опись всех документов, приложенных в составе конкурсной заявки.

Необходимо отметить, что в статье 51 Федерального закона №44-ФЗ от 05.04.2013г. содержится исчерпывающий перечень документов, которые должен представить участник, поэтому потребовать документы за рамками данного перечня Заказчик не имеет права.

Данная статья федерального закона содержит в себе следующий перечень необходимых документов:

  1. Фирменное наименование, почтовый адрес, банковские реквизиты и др. Участника – данная информация отображается участником в представленной анкете участника закупки.
  2. Выписка из единого государственного реестра юридических лиц – оригинал выписки, выданный не ранее, чем за 6 месяцев до даты размещения в единой информационной системе извещения о проведении открытого конкурса.
  3. Документ, подтверждающий полномочия лица на осуществление действий от имени участника открытого конкурса – решение и приказ о назначении на должность руководителя компании.
  4. Копии учредительных документов: устав компании, учредительный договор (если имеется), а также копия свидетельств о государственной регистрации юридического лица, о постановке на учет в налоговый орган, свидетельств о внесении изменений в Единый государственный ререстр юридических лиц.
  5. Решение об одобрении или о совершении крупной сделки.
  6. Документы, подтверждающие наличие у участника конкурса преимуществ (в отношении компаний Уголовно-исполнительной системы либо общественных организаций инвалидов).
  7. Документы, подтверждающие соответствие участника открытого конкурса условиям, запретам и ограничениям, предусмотренных статьей 14 Федерального закона №44-ФЗ от 05.04.2013г. Это представляет собой декларацию о соответствии участника конкурса требованиям, таким как неприостановление деятельности в связи с ликвидацией, не нахождение участника конкурса на стадии банкротства, отсутствие у участника конкурса штрафов, недоимок и др.
  8. Декларация о принадлежности участника открытого конкурса к субъектам малого предпринимательства.

Помимо вышеуказанных документов, участник предоставляет:

  • Предложение участника в отношении закупки – в котором содержится предлагаемая участником цена работ.
  • Копии документов, подтверждающих соответствие товара, работы или услуги требованиям законодательства – свидетельства о допуске к определенному виду или видам работ, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства.
  • Документ, подтверждающий добросовестность участника конкурса в том случае, если участник указывает цену в предложении ниже начальной максимальной цены контракта более чем на 25%.
  • Документы, подтверждающие внесение обеспечения заявки на участие – платежное поручение либо банковская гарантия.
  • Документы, подтверждающие квалификацию участника, в том случае, если в конкурсной документации указан такой критерий оценки, как «квалификация участника» - копии договоров выполненных работ, актов о принятии работ, копии трудовых договоров, трудовых книжек и дипломов об образовании специалистов, копии сертификатов на используемое оборудование.

Необходимо отметить о возможности участника закупки уточнить требования к конкурсной заявке путем подачи запроса на разъяснение. Данное право прямо предусмотрено в пункте 7 статьи 50 Федерального закона №44-ФЗ от 05.04.2013г. Данное разъяснение может быть необходимо в случае, если участнику не ясно, какие документы необходимо приложить к заявке, каков порядок подачи заявки и др.

2.4. Оформление и упаковка заявки

Все приложенные формы и документы необходимо подписать, поставить печать у руководителя, затем прошить все документы в единый том. Как показывает практика, качественно должно быть подготовлено не только содержание заявки, но и ее внешнее оформление. Следует обратить внимание на то, что существуют требования к оформлению прошивания томов. Например, можно использовать только белые нити определенной толщины. Страницы в томе необходимо пронумеровать. В случае если страниц в заявке слишком много для одного тома, необходимо сформировать несколько томов. Кроме того, зачастую Заказчик требует, чтобы в составе конкурсной заявки была представлена электронная копия: обычно она представляет собой диск с записанными на него документами конкурсной заявки, отсканированными и представленными в электронном варианте.

Существенным образом на оценку заявки Заказчиком может повлиять то, насколько все верно и логично упорядоченно в документации. В большинстве конкурсных документаций требованиям к оформлению заявки посвящен целый раздел, поэтому даже незначительное, на первый взгляд, отступление от требований может привести в конечном итоге к отклонению заявки.

3. Завершающий этап: отправка заявки

На этом этапе происходит отправка сформированной, упакованной и прошитой в том(а) заявки с приложенным сопроводительным письмом. На данном этапе важно, чтобы все было подготовлено, оплачено и отправлено в срок. В противном случае может сложиться так, что заявка полностью сформирована и готова к подаче, а пропуск для ответственного лица не заказан и заявку не удалось подать. Чтобы не допустить подобной ситуации, необходимо заранее продумать все этапы.

Завершающим моментом будет доставка для Вас ответственным лицом сопроводительного листа с отметкой Заказчика о получении конкурсной заявки. Теперь необходимо набраться терпения и ждать подведения итогов проведения открытого конкурса Заказчиком.